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Bekanntgabe des Einreichungsverfahrens

Bekanntgabe aufgrund Artikel 1 § 3 der Verordnung des Justizministeriums über den elektronischen Rechtsverkehr in Baden-Württemberg vom 11. Dezember 2006 (GBl. S. 393), geändert durch Verordnung vom 14. Oktober 2008 (GBl. S. 405) und vom 29. Juni 2010 (GBl. S. 508) sowie Verordnung des Justizministeriums zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte im Grundbuchverfahren vom 20. Dezember 2011 (ERGA-VO, GBl. S.11)


1. Allgemeine Informationen

1.1. Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich
Die folgenden näheren Einzelheiten nach Artikel 1 § 3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr vom 11. Dezember 2006 gelten im elektronischen Rechtsverkehr mit allen Dienststellen und in allen Verfahrensbereichen, für die der elektronische Rechtsverkehr durch Aufnahme in die Anlage 1 der Verordnung eröffnet wurde, sowie nach § 4 der Verordnung über die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs für die mit der Grundbuchführung betrauten Amtsgerichte.

Die Verordnungen können  externer Link hier und externer Link hier heruntergeladen werden.

Die verkürzten tabellarischen Übersichten finden Sie Download hier und Icon Download hier.

1.2. Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT Leit ERV)
Die Konferenz der Justizministerinnen und Justizminister hat „Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT Leit ERV)“ verabschiedet, die mit näheren Regelungen, ergänzenden Hinweisen und Erläuterungen insbesondere zu technischen Standards einen einheitlichen Rahmen für den elektronischen Rechtsverkehr vorgeben.
Die Anlage 1 der OT-Leit-ERV enthält weitere Hinweise und Erläuterungen zu den nachfolgend benannten technischen Standards.

1.3. Sonstige allgemeine Informationen
Während im nicht elektronisch geführten gerichtlichen Verfahren die Einreichung von Schriftsätzen und anderen Dokumenten zwecks Zustellung an die übrigen Beteiligten in mehrfacher Ausfertigung erfolgt, entfällt diese Anforderung für Beteiligte im elektronischen Rechtsverkehr. Für Parteien, die keinen elektronischen Zugang eröffnet haben, werden im Gericht Ausdrucke der elektronischen Dokumente gefertigt, ohne dafür Gebühren gemäß KV Nr. 9000 zu erheben. Bei sehr umfangreichen Dokumenten behält sich das Gericht jedoch vor, Papierausfertigungen für die Zustellung anzufordern. Besondere Verfahrens- und Gebührenvorschriften in einzelnen Verfahrensbereichen bleiben unberührt.

In den elektronisch geführten Zivilverfahren besteht die Möglichkeit, online Akteneinsicht in die elektronisch geführte Hilfsakte zu nehmen. Da die Papierakte in diesen Verfahren führend bleibt, besteht jedoch kein Anspruch auf Vollständigkeit der elektronischen Hilfsakte.

2. Einreichungsverfahren

Die Einreichung erfolgt durch die Übertragung des elektronischen Dokuments in die elektronische Poststelle, das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP). Das EGVP ist über die von den Gerichten zur Verfügung gestellte Zugangs- und Übertragungssoftware erreichbar. Die Software kann über die Internetseite  http://www.egvp.de lizenzfrei heruntergeladen werden.
Die Einreichung per E-Mail ist unzulässig.

Nachfolgend werden die Fragen der Registrierung, des Kommunikationsweges über diese Poststelle und der gegebenenfalls bestehenden Beschränkungen, des möglichen Rückwegs an Sie (elektronische Zustellungen) sowie der Wahrung der Vertraulichkeit der Kommunikation dargestellt.

2.1. Registrierung

2.1.1. Bestandsdaten
Es werden bei der Registrierung beim EGVP allgemeine personenbezogene Daten erhoben. Für die Zuordnung der Kommunikationsvorgänge werden dauerhaft gespeichert:
• Name und Vorname
• gegebenenfalls die Organisation
• Anschrift und Telekommunikationsverbindungen (einschließlich einer E-Mail-Anschrift)
• Signatur- und gegebenenfalls Verschlüsselungsschlüssel
• Persönliche Kennungen und Kennwörter

Die Daten sollen von Ihnen bei Änderungen aktualisiert werden.

2.1.2. Datenschutzerklärungen
Die als Bestandsdaten aufgeführten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Begründung, Durchführung und Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs (einschließlich statistischer Auswertung) genutzt. Es erfolgt keine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere erfolgt
• keine entgeltliche oder unentgeltliche Übermittlung gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken,
• keine Übermittlung gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener Daten an Behörden oder Dienststellen zu anderen als unmittelbar verfahrensbezogenen Zwecken.
Für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr über das EGVP ist Ihre Zustimmung zu dessen Datenschutzerklärung erforderlich.

Datenschutzerklärung EGVP (PDF, 59 KB)

Die Einwilligungserklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf führt zur Löschung des Postfachs.
Wenn Sie Ihr Postfach löschen, können Ihnen ab diesem Zeitpunkt keine neuen Nachrichten mehr zugestellt werden. Ihre Daten sind den beteiligten Gerichten und übrigen Dienststellen der Justiz dann nicht mehr über die elektronische Poststelle zugänglich.

2.1.3. Zustellungen
Bei der Registrierung an der elektronischen Poststelle wird ein für Sie kostenloses elektronisches Postfach eingerichtet, über das elektronische Zustellungen des Gerichts an Sie erfolgen können. Bei einer solchen elektronischen Zustellung erfolgt neben der Ablage in Ihrem persönlichen Empfänger-Postfach eine Mitteilung an die von Ihnen bei der Registrierung angegebene elektronische Kommunikationsadresse (d.h. Ihr E-Mail-Postfach). Der Abruf aus Ihrem Empfänger-Postfach erfolgt dann über eine durch Verschlüsselung gesicherte Verbindung.
Die Datenumfänge können Sie der Ziffer 2.2.1. entnehmen.
Die Verwaltung des Postfachinhalts – insbesondere die Leerung des Postfachs – erfolgt grundsätzlich durch den Nutzer in eigener Verantwortung. Nicht abgeholte Nachrichten werden nach Ablauf von 12 Monaten nach Eingang automatisiert gelöscht. Ebenso werden nicht genutzte Postfächer nach Ablauf von 12 Monaten seit der letzten Nutzung einschließlich Inhalt gelöscht.

2.1.4. Vertraulichkeit der Kommunikation (Verschlüsselungszertifikate)
Die Justiz ermöglicht eine vertrauliche Kommunikation mit ihr über das EGVP und eine angemessene Verschlüsselung der elektronischen Daten im Internet. Bei dem verwendeten Kommunikationsprotokoll OSCI (s.u. 2.2) ist die Verschlüsselung integriert, so dass die miteinander Kommunizierenden sich darum nicht gesondert kümmern müssen (zu den spezifischen Voraussetzungen auf den Kommunikationswegen vgl. die entsprechenden Abschnitte weiter unten).

 

2.2. Kommunikationsweg, Größen- und Mengenbeschränkungen

2.2.1. über das EGVP
Die elektronische Poststelle ist ausschließlich über das EGVP erreichbar. Die Kommunikation über das Protokoll OSCI („Online Service Computer Interface“) setzt bei den Kommunikationspartnern die Nutzung einer Anwendung voraus, die dieses Protokoll bedient. Die Anwendung „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)“ bedient sich dieses Protokolls. Sie kann hier - für Sie kostenfrei - heruntergeladen werden. Das hier zum Download angebotene EGVP ermöglicht die Kommunikation mit allen angeschlossenen Gerichten.

Für Sendungen an das Gericht, die per OSCI übermittelt werden, bestehen seitens der Poststelle folgende Beschränkungen:
• Größe einer einzelnen Nachricht: max. 30 MB*)
• Anzahl der Anhänge einer Nachricht: max. 100 Dateien

Je nach Ihrer Arbeitsumgebung kann es erforderlich sein, deutlich unter den genannten Grenzen zu bleiben (z.B. bei zu geringer Bandbreite der Netzanbindung). Sofern ein Vorgang die angegebenen Grenzen überschreitet, kann er auf einem Datenträger nach Nr. 2.2.2 eingereicht werden.
Bitte beachten Sie die unter 4.4. dargelegten besonderen Vorgaben bei Einreichungen zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister und zum Grundbuchamt.
Für Mitteilungen der Gerichte an Sie besteht eine Grenze von maximal 10 MB je einzelner Nachricht.
Zur Verwaltung Ihres persönlichen Empfangspostfaches vgl. die Hinweise unter 2.1.3. „Zustellungen“.

2.2.2. per Datenträger
Der elektronische Rechtsverkehr wird grundsätzlich als Online-Kommunikation geführt. In besonderen Ausnahmefällen kommt auch eine Ersatzeinreichung auf Datenträger in Betracht (vgl. nachfolgend unter 2.2.3. „Ersatzeinreichung“).
Als Datenträger sind im elektronischen Rechtsverkehr CD ROM zu verwenden.

*) Beim Einscannen von Dokumenten können sehr große Dateien entstehen, insbesondere bei der Berücksichtigung von Farben und hoher Auflösung. Da bei einer Schwarz-Weiß-Wiedergabe ein höherer Kontrast und damit in aller Regel eine bessere Lesbarkeit erreicht wird, wird empfohlen, einzuscannende Texte grundsätzlich schwarz-weiß und mit nicht mehr als 150 dpi zu erfassen.
Bitte beachten Sie die unter 4.4. dargelegten besonderen Vorgaben bei Einreichungen zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister und zum Grundbuchamt.

2.2.3. Ersatzeinreichung
Können Mitteilungen und zugehörige Anlagen nicht online übermittelt werden – z.B. wegen des Überschreitens von Volumenbeschränkungen oder anhaltender Störungen auf den elektronischen Kommunikationswegen - kann die Einreichung  ersatzweise auf einer CD-ROM erfolgen.
Auf einem Datenträger sollen nur Vorgänge eingereicht werden, die für dasselbe Postfach (denselben Empfänger) bestimmt sind. Enthält ein Datenträger Dateien, die zu mehreren Vorgängen gehören, so sind die zu dem gleichen Vorgang gehörenden auf dem Datenträger jeweils in einem separaten Verzeichnis zu speichern, das als Verzeichnisnamen das Aktenzeichen des zugehörigen Vorgangs oder das Wort „Neueingang“ trägt. Bei mehreren Neueingängen wird eine fortlaufende Nummer ergänzt.
Bitte beachten Sie hierzu die Besonderheiten in Verfahren vor den Registergerichten und vor den Grundbuchämtern (verl. unter 4.4. ).
Im Übrigen gelten für die auf einer CD ROM eingereichten Daten die gleichen Formvorschriften wie bei der Online-Kommunikation (Dateiformate, Kennzeichnung, Namensgebung, Signaturen pp. - vgl. hierzu unter 4.1).
Der Datenträger ist bei dem adressierten Gericht einzureichen
Die aktuelle Anschrift des zuständigen Gerichts oder der Staatsanwaltschaft können dem „Orts- und Gerichtsverzeichnis“ entnommen werden.

2.2.4. Zugangsbestätigung, Prüfergebnis
Bei jedem Eingang in der elektronischen Poststelle wird automatisiert unverzüglich eine Eingangsbestätigung an den Absender versandt. Dabei wird der Kommunikationsweg benutzt, der von dem Einreichenden bei der Registrierung (s.u. 2.1) für Zustellungen gewählt wurde.

Mit dem Prüfprotokoll werden folgende Angaben übermittelt:
• Absenderkennung des Einreichenden
• Betreff der Sendung
• Anzahl der Anhänge und/oder ihre Dateinamen
• Ggf. das Ergebnis von Signaturprüfungen
• Datum und Uhrzeit der Aufzeichnung in dem elektronischen Postfach

Alle Eingänge werden automatisiert auf schädlichen Code überprüft (Viren, Trojaner, Würmer usw.). Infizierte Dateien können nicht bearbeitet werden und werden daher nicht in den Geschäftsgang gegeben. Sie gelten daher auch dann als nicht zugegangen, wenn sie im Übrigen den vorgegebenen Formatstandards entsprechen. Die Einreichenden werden benachrichtigt.
Die von der elektronischen Poststelle automatisiert erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird insbesondere nicht zugleich bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung bestehen.

3. Technische Voraussetzungen

3.1. Rechner und Betriebssystem
Der elektronische Rechtsverkehr wurde grundsätzlich unabhängig von den eingesetzten Rechnern und Betriebssystemen auf der Basis von allgemein verbreiteten Internettechnologien konzipiert. Zu näheren Anforderungen daraus vgl. 3.2 und 3.4, zu den Signaturen unter 3.3 sowie insbesondere zu Dateiformaten unter 4.2.

3.2. Internetanschluss, Bandbreite und Browser
Die Übermittlung elektronischer Dokumente erfolgt auf den unter 2.2.1 bis 2.2.3 bezeichneten Kommunikationswegen über das Internet. Voraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist daher ein leistungsfähiger Internetanschluss (empfohlen: DSL-Anschluss mit Standard-Upload von 128 KB/s) und ein graphikfähiger Browser (Internet-Explorer, Firefox, Opera, Safari o.ä.).
Außerdem sollten Sie über ein E-Mail-Konto verfügen, über das Sie von Zustellungen an Ihr Empfangspostfach in der elektronischen Poststelle benachrichtigt werden können (vgl. unter 2.1.3).

3.3. Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen
Elektronische Dokumente, die einem unterzeichneten Schriftstück  gleichstehen(vgl. §§ 126, 126a BGB), sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig sein.
Die Anlagen zu Schriftsätzen brauchen nicht signiert zu werden.
Es wird angestrebt, möglichst alle relevanten Signaturen durch die Poststelle prüfen und weiterverarbeiten zu können. Das gilt insbesondere für Signaturen, die dem ISIS MTT-Standard entsprechen. Dennoch können beispielsweise bei neu eingeführten Produkten oder nach wesentlichen Veränderungen von Signaturkomponenten Probleme auftreten.
Es wird deshalb hier eine Liste derjenigen Zertifizierungsdiensteanbieter und ihrer Produkte (einschließlich der Chipkarten-Lesegeräte) zum Download (PDF, 236 KB) angeboten, die nach bisherigen Erkenntnissen zum Einsatz im elektronischen Rechtsverkehr mit den angeschlossenen Dienststellen geeignet erscheinen.
Grundsätzlich können Signaturen sowohl in einer eigenen Datei neben dem zu signierenden Dokument (detached“) abgelegt werden, als auch selber einen Container um das zu signierende Dokument bilden („enveloping“).
Achtung: die Signaturfunktion der Zugangssoftware EGVP führt nicht zur Signatur einzelner Dokumente, sondern zur Signatur der Nachricht, die lediglich als Transportmittel für die angehängten elektronischen Dokumente dient.
Wird die Variante einer eigenen Datei gewählt, so sollen die separate Signaturdatei und die signierte Datei bis auf ihre Endungen den gleichen Dateinamen tragen.
Bitte beachten Sie die unter 4.4. dargelegten besonderen Vorgaben bei Einreichungen zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister und zum Grundbuchamt.

3.4. EGVP und Java-Runtime-Environment
Das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ – EGVP – (vgl. dazu unter 2.2.1) ist eine in Java™ realisierte Applikation, die ein bestimmtes Java™ Runtime-Environment (JRE) voraussetzt. Die Anwendung selbst basiert auf Einsatz- und Aktivierungsmechanismen, die mit Java™ Web Start zur Verfügung gestellt werden. Diese Komponente gehört zum Installationsumfang des JRE und dient der automatischen Installation der Authentisierungsanwendung auf den PC des Nutzers.
Das JRE ist auf unterschiedlichen Plattformen lauffähig und auf marktüblichen Rechnern vielfach bereits vorhanden. Bei Bedarf können Sie es auch über folgende Seite kosten- und lizenzfrei herunterladen:
Java-Download

4. Bearbeitungshinweise

4.1. Bezeichnung der Sendungen und ihrer Anlagen
Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, im Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei Neueingängen sollte dort die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts (z. B. Klage) angegeben werden. Auf einen Nachrichtentext soll verzichtet werden, da diese Angaben lediglich der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen dienen.
Bitte beachten Sie die unter 4.4. dargelegten besonderen Vorgaben bei Einreichungen zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister und zum Grundbuchamt.
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben). Zur Erleichterung der Arbeit mit den elektronischen Dokumenten ist es ferner zweckmäßig, nähere Konventionen für die Namensgebung bei den Dateibezeichnungen einzuhalten, die gegebenenfalls unter 4.4. aufgeführt werden.

4.2. Dateiformate und Versionen
Bei der Einreichung sind folgende Formate und Versionen zulässig:

Dateiformat

Version / Einschränkung

ASCII

keine Versionsbeschränkung;

(American Standard Code

reiner Text ohne Formatierungscodes

for Information Interchange)

und ohne Sonderzeichen

UNICODE

keine Versionsbeschränkung;

 

reiner Text ohne Formatierungscodes

Microsoft RTF

Version 1.0 bis 1.6 ohne

(Rich Text Format)

Erweiterung für Word 2000

Adobe PDF

Version 1.0 bis 1.4

(Portable Document Format)

 

XML

eine zum Dokument gehörende DTD oder

(Extensible Markup

Schema-Datei muss zugeordnet sein

Language)

 

TIFF

Version 6 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4)

(Tag Image File Format)

 

Microsoft Word

keine aktiven Komponenten;

 

Word 97, Word 2000 (Versionen 8 oder 9), Word XP, Word 2003 oder ISO/IEC 29500




Bitte beachten Sie die besonderen Hinweise und ggf. abweichende Versionen/Einschränkungen im Verfahren vor den Registergerichten und vor den Grundbuchämtern unter 4.4.
Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.
Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF 8 codiert sein.

4.3. Gebührenvorschuss
Ist für das eingeleitete Verfahren ein Prozesskosten- bzw. Gebührenvorschuss zu leisten, so kann eine sofortige Zustellung veranlasst werden, indem in dem verfahrenseinleitenden signierten Dokument eine Einzugsermächtigung hierfür erteilt wird.

4.4. Verfahrensspezifische Besonderheiten

4.4.1. Einreichungen zum Handels- Genossenschafts- und Partner schaftsregister
Im Fachverfahren bei den Registergerichten gelten folgende Besonderheiten:
Um die rechtliche und technische Weiterbearbeitung der Dokumente in den Registerprogrammen sicherzustellen, ist neben den Formatvorgaben in der Rechtsverordnung und den Versionsbeschränkungen folgendes zu beachten:

4.4.1.1. Dokumente
Nicht alle unter 4.2. genannten Formate sind geeignet, eingereichte Dokumente in elektronisch geführten Registerordnern in unveränderter Form abzulegen und eine Auskunftserteilung durch Bereitstellung im Internet zu ermöglichen. Die Einreichung von Dokumenten zu diesen Zwecken sollte daher in den Formaten PDF oder TIFF erfolgen.

Format

Version / Einschränkungen

Gültigkeit

 

 

Adobe PDF (Portable Document Format)

Version 1.0 bis 1.6
(sofern mit Adobe Reader 7.x lesbar)

bis auf weiteres

TIFF

Komprimierung CCITT Group 4 Fax

Auflösung 300 dpi

schwarz-weiß

Text

multipage TIFF bei mehrseitigen Dokumenten

bis auf weiteres




 

 

 

 

 

 

Dokumente sollen grundsätzlich einzeln und unter ihrer spezifischen Dokumentart und nicht als Mehrfachdokument eingereicht werden.
Dies gilt zwingend für folgende Dokumentarten:

• Gesellschafterlisten
• Liste der Aufsichtsratsmitglieder
• Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
• Dauervollmachten (jede einzeln)

Zwingend einzeln einzureichen sind zudem folgende Dokumente der Dokumentart "sonstige Dokumente" bzw. "Dokumente zum internen Gebrauch":

• Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden... usw.)
• Geschäftsanteilsübertragungsverträge
• Staatliche Genehmigungen

Da von den zum Register eingereichten elektronischen Dokumenten Ausdrucke und amtliche Ausdrucke nach den Formvorschriften der jeweiligen Registerverordnungen erteilt werden müssen, dürfen in den Dokumenten und in Beglaubigungsvermerken zu den Dokumenten keine Daten nur durch Bezugnahme auf Daten der beigefügten Signaturdatei aufgenommen werden.

4.4.1.2. XML-Dateien
Mit der OSCI-Nachricht muss im Fall einer Anmeldung zusätzlich eine gültige XML-Datei im nachfolgend bezeichneten Format übermittelt werden.

  

Format

Version / Einschränkungen

Gültigkeit

 

 

XML (Extensible Markup Language)

XML-Datei im Format XJustiz ab Version 1.3.1 nebst Fachmodul XRegister ab Version 1.1

bis auf weiteres

 



Deren Weiterverarbeitung ist nur gewährleistet, wenn folgende Mindestangaben enthalten sind:
• Das gerichtliche Aktenzeichen, bei Neueingängen die Angabe RegNEU
• Die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung
• Die aktuelle Firma bzw. der aktuelle Name des Rechtsträgers, bei Neuanmeldungen die beantragte Firma bzw. der beantragte Name des Rechtsträgers
• Die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung

Die festgelegten Datensatzstrukturen sind veröffentlicht unter  www.xjustiz.de .

Werden mit der OSCI-Nachricht ausschließlich andere Dokumente übermittelt, so kann von der zusätzlichen Übermittlung der XML-Datei abgesehen werden, wenn die Angaben sich in anderer Form aus der Nachricht ergeben. Dies gilt auch für Anmeldungen, die entgegen § 12 Abs. 1 HGB nicht in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen.

4.4.1.3. Zusätzliche Angaben in OSCI-Nachrichten
Bei der Übermittlung von Dokumenten ist im Betreff der Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen anzugeben.
Soll ein Verfahren erst eingeleitet werden oder ist das Aktenzeichen nicht bekannt, ist neben der Registerart auch die Verfahrensart schlagwortartig zu bezeichnen.
Daneben sind schlagwortartig der Dokumentinhalt und der Rechtsträger bzw. die Hauptbeteiligten anzugeben.

4.4.1.4. Elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen sollen detached übermittelt werden.
Die separate Signaturdatei und die signierte Datei soll bis auf ihre Endung den gleichen Dateinamen tragen.
P7m-Signaturen sind bei den zum Handelsregister einzureichenden Dokumenten nicht zugelassen.

4.4.1.5. Ersatzeinreichung
Sollte ein Dokument die Volumengrenze nach 2.2.1. überschreiten, so besteht die Möglichkeit, dass dieses Dokument gesondert auf CD-ROM beim zuständigen Registergericht eingereicht wird. Alle sonstige Dokumente sollen an die elektronische Poststelle übermittelt werden.
Auf das fehlende und gesondert einzureichende elektronische Dokument ist in der Übermittlungsnachricht hinzuweisen.
Alle sonstigen Vorgaben sind auch bei Ersatzeinreichungen zu beachten.

 

4.4.2. Einreichungen zum Grundbuchamt
Im Fachverfahren bei den Grundbuchämtern gelten folgende Besonderheiten: Um die rechtliche und technische Weiterverarbeitung der Dokumente in den Grundbuchprogrammen sicherzustellen, ist neben den Formatvorgaben in der Rechtsverordnung und den Versionsbeschränkungen folgendes zu beachten:

                             

4.4.2.1. Dokumente
Nicht alle unter 4.2. genannten Formate sind geeignet, eingereichte Dokumente in elektronisch geführten Akten, in unveränderter Form abzulegen und eine Auskunftserteilung durch Bereitstellung im Internet zu ermöglichen. Die Einreichung von Dokumenten zu diesen Zwecken sollte daher in den Formaten PDF oder TIFF erfolgen.

Hinweis: derzeit ist die Verarbeitung von ZIP-Containern (Dokumente in komprimierter Form) nicht möglich. Bitte sehen Sie von der Einreichung solcher Container ab.

Einzuscannende Dokumente sollen in schwarzweiß, sofern keine farblichen Einzeichnungen, Markierungen usw. enthalten sind, mit einer Auflösung ab 150 dpi erfasst werden. Dokumente mit farblichen Elementen (z.B. mit einem farbigen Plan als Anlage/Beilage) sind stets in Farbe und mit mind. 300 dpi zu erfassen.

Format

Version / Einschränkungen

Gültigkeit

 

 

Adobe PDF (Portable Document Format)

ab Version 1.0

bis auf weiteres

TIFF

Komprimierung CCITT Group 4 Fax

Auflösung 150 dpi

schwarzweiß

Text

multipage TIFF bei mehrseitigen Dokumenten

bis auf weiteres

TIFF

Auflösung 300 dpi

farbig

multipage TIFF bei mehrseitigen Dokumenten

bis auf weiteres



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dokumente sind einzeln und unter ihrer spezifischen Dokumentenart und nicht als Mehrfachdokument einzureichen.

Dies gilt zwingend für folgende Dokumentenarten:

  • Antragsschreiben
  • Belastungsurkunde
  • Erbbaurechtsbegründung
  • Erwerbsurkunde
  • Löschungsurkunde
  • Rechtsnachfolge
  • Teilungserklärung
  • Vertretungsnachweis
  • Öffentlich-rechtliche Genehmigung oder Beglaubigung
  • Sonstige Urkunde oder Unterlage

Davon ausgenommen sind vollstreckbare Titel, Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe sowie Inhaber- und Orderpapiere, ferner Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A3 aufweisen sowie die damit gemäß § 44 Beurkundungsgesetz verbundenen Dokumente. §137 Absatz 1 Satz 3 Grundbuchordnung bleibt unberührt. Siehe auch § 3 Absatz 1 und Absatz 2 Satz 3 ERGA-VO.

Das EGVP soll nur als Transportmittel für die elektronischen Dokumente benutzt werden. Jede EGVP Nachricht muss mindestens ein Dokument enthalten.

Pro EGVP Nachricht sollen nur Dokumente übermittelt werden, die zu ein und demselben Vorgang gehören.

Da von den zum Grundbuch eingereichten elektronischen Dokumenten Ausdrucke und amtliche Ausdrucke nach den Formvorschriften der jeweiligen Registerordnung erteilt werden müsen, dürfen in den Dokumenten und in den Beglaubigungsvermerken zu den Dokumenten nur durch Bezugnahme auf Daten der beigefügten Signaturdatei aufgenommen werden.

4.4.2.2. XML-Dateien
Mit der OSCI-Nachricht muss zusätzlich eine gültige XML-Datei im nachfolgend bezeichnetem Format übermittelt werden:

Format

Version / Einschränkungen

Gültigkeit

 

 

XML (Extensible Markup Language)

XML-Datei im Format XJustiz  nebst Fachmodul  XGrundbuch (gültige Versionen unter www.xjustiz.de)

bis auf weiteres



Deren Weiterverarbeitung ist nur gewährleistet, wenn folgende Mindestangaben enthalten sind:

  • Grundbuchamt
  • politische Gemeinde
  • Grundbuchbezirk
  • Grundbuchblatt
  • Art der eingereichten Dokumente
  • Aktenzeichen des Grundbuchamts (falls vorhanden)

Die festgelegten Datensatztrukturen sind veröffentlicht unter www.xjustiz.de.

4.4.2.3. Zusätzliche Angaben in OSCI-Nachrichten
Bei der Übermittlung von Dokumenten ist im Betreff der Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen anzugeben.

4.4.2.4. Elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen sollen detached übermittelt werden.
Die separate Signaturdatei und die signierte Datei soll bis auf ihre Endung den gleichen Dateinamen tragen. P7m-Signaturen sind bei den zum Grundbuchamt einzureichenden Dokumenten nicht zugelassen.

4.4.2.5. Ersatzeinreichung
Sollte ein Dokument die Volumengrenze nach 2.2.1. überschreiten, so besteht die Möglichkeit, dass dieses Dokument gesondert auf CD-ROM beim zuständigen Amtsgericht-Grundbuchamt- eingereicht wird. Alle sonstigen Dokumente sollen an die elektronische Poststelle übermittelt werden.
Auf das fehlende und gesondert einzureichende elektronische Dokument ist in der Übermittlungsnachricht hinzuweisen.
Alle sonstigen Vorgaben sind auch bei Ersatzeinreichungen zu beachten.

 

       
5. Service und Support

Das Verfahren der Einreichung von Dokumenten über die elektronische Poststelle wird ausführlich beschrieben in einem Anwenderhandbuch, das hier im PDF-Format heruntergeladen werden kann:
Anwenderhandbuch (PDF, 634 KB)

Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir für Sie hier dokumentiert:
Häufig gestellte Fragen

Falls bei der Installation des EGVP oder bei der Kommunikation über ihn Probleme auftreten, kann (Mo - Fr von 10:00 bis 18:00 Uhr) über die folgende Service-Nummer Kontakt aufgenommen werden:
(+49) 0180 534 8778
Die Rufnummer ist gebührenpflichtig (14 ct/min).

Schriftliche Anfragen zum EGVP richten Sie bitte per E-Mail an:
egvp@westernacher.com

Soweit allgemeine Störungen bei der Poststelle bekannt sind, werden sie auch im bundesweiten Justizportal angezeigt auf der Seite: https://www.governikus.com/de/support_egvp/5952825/
Bitte informieren Sie sich gegebenenfalls vorab auch dort.