Bei Abrufen von Grundbüchern bzw. sonstigen Einsichten sollte jeweils ein den Vorgängen des externen Nutzers zuzuordnendes und vor allem unterscheidbares Aktenzeichen vergeben werden.

Dies ermöglicht es, den jeweiligen Abruf bei Kontrollen gemäß § 83 Grundbuchverfügung eindeutig Vorgängen des externen Nutzers zuzuordnen.

Des Weiteren wird die Angabe des Aktenzeichens benötigt um feststellen zu können, ob ein Folgeabruf für das Grundbuch vorliegt. Nach § 1 Nr. 3a der Grundbuchabrufverfahrengebührenverordnung ist grundsätzlich für jeden Abruf eine Gebühr von 5.- € anzusetzen. Dieser ermäßigt sich jedoch auf die Hälfte, wenn ein sog. Folgeabruf vorliegt, d.h. wenn in derselben Angelegenheit innerhalb von sechs Monaten Daten aus demselben Grundbuch abgerufen werden.

Für die Kontrolle der Rechtmäßigkeit der Abrufe gem. § 83 Grundbuchverfügung, die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung und die Erhebung der Kosten nach der Verordnung über Grundbuchabrufverfahrensgebühren werden alle Abrufe protokolliert (Vollprotokollierung). Das Protokoll wird in elektronischer Form in der Datenverarbeitungsanlage bereit  gehalten.

Auf Antrag des Eigentümers oder des Inhabers eines grundstücksgleichen Rechts oder der für den Nutzer zuständigen Aufsichtsbehörde kann das Protokoll entweder auf einem Datenträger oder in Gestalt eines Ausdrucks zur Verfügung gestellt werden.